Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer – aktuelle steuerliche Anforderungen

Geldleistung oder Sachbezug

Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen: zweckgebundene Geldzahlungen, nachträgliche Kostenerstattungen, geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“) und Geldgutscheine. Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor. Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn die u. a. wichtigsten Voraussetzungen erfüllt sind:

1. a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein berechtigt nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern.

Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen ausschließlich andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können. Dies gilt nicht, wenn sichergestellt ist, dass die Einlösung nur gegen ansonsten als Sachbezug einzuordnende Gutscheine erfolgt.
Hinweis: Gutscheine, von z. B. Rewe, die auch gegen einen anderen – nicht als Sachbezug anzusehenden Gutschein (z. B. einen Amazon-Gutschein) – eingelöst werden können, führen nicht zu einer Barlohneinordnung des ausgegebenen Gutscheins.

1. b) Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen).

Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind. Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert: Ob Drittgutscheine erworben werden konnten, ob Barauszahlung möglich war und ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat. Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.

Hinweis: Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen). Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen. Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen. Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.